一个电子邮件加上一个附件，即刻完成投稿的年代早就过了，取而代之是的形形色色的在线投审稿系统。很多系统在投稿前要求注册，填写大量的资料，注册后开始投稿，仍需要逐一填写大量的信息，上传一大堆的各种文档，如果是之前没用过的投稿系统，有时投一篇稿，半天还未必能搞定！于是很多时候我们在怀疑，投稿时这些填的信息，都是用来做什么的？需不需要认认真真完全按投稿系统的要求来完成？这里我们就以比较通用的EES及EM两个系统为例，来扒一扒您投稿时填写的每个信息都会被用在哪里，哪些信息是关键的，哪些是相对次要的，哪些是被人拿去当大数据的。
我们先来说一下投稿前的注册吧，注册时系统会让用户填写各种各样的信息，这些信息分两类，一类是所在院系、研究领域等偏学术类的信息，这些信息笔者觉得还是得都填写完整，除了姓名及电子邮件外，您的Title是Dr.还是Prof.将体现在每次系统给您发邮件时的称呼里；您的院系单位，是编辑及编委判断稿件来源的重要途径。您注册时选择的具体研究领域，会被用来作为具体分配到哪个编委处理，以及具体匹配审稿人的依据。所以这些信息大家在注册时还是仔细填写为好。笔者在处理稿件时，时常碰到一些作者，在稿件中不留下作者姓名及单位，而系统的注册信息也只有一个email，这样的稿件肯定是不能收进来的，免不了又要来回让作者修改，耽误了大量的时间。还有一类信息是用户的具体街道地址什么的，基本上不会用到，如果没有被设定成必填，注册时可以不用理会。
一个实用的建议：作者在向一个投审稿系统多次投稿时，务必在同一个账号下进行，不要特地多次注册其它账号（有些作者怕拒稿记录太多），特别是一些为该系统审过稿的审稿人，一定要在原来的账号下投稿。因为多次投稿的账号及审过稿的账号，再一次投稿后，编辑能非常全面地了解此账号的过往记录，从而加快稿件的处理。另外，一般对于审稿人来稿，编辑或编委常常会处理更加认真些。
投稿过程：
下面两张图片，相信大家都不陌生吧，
这两张图列出了完成投稿需要填写的各个条目，视编辑部对系统的配置，有多有少。我们这里来仔细讲一下每一项填写时要注意些什么，每个条目的信息，最后被用在哪里，关不关键！
“Article Type”:即文章类型，我们通常写的最多的论文是“regular paper” 或是“full length paper”，其它常见的文章类型有Review, Letter, Report，医学类的还有Case report等特殊的文章类型。正确选择文章类型，因为有些编辑部会对不同类型的投稿，采用不同的处理流程。另外：这里笔者本人有个可能偏了点的偏见，就是初做科研的学者，特别是研究生，不要轻易去写Review类型文章。普遍的观点是，Review是行业大牛写的，一般要求撰写者在此领域作出过相当的贡献，不仅清楚地了解一个领域的过去，还要对未来的发展方向作出前瞻性的预测。所以，很多期刊对于Review，仅采用主编约稿形式。
“Article title” 这个不说了
“Add/edit/remove authors”：这个界面中，系统设计是要求把所有作者姓名、email及单位都列出，且只能一个一个添加作者，相信很多作者会觉得麻烦。事实上这一步的信息，很多编辑部都不大会用到，编辑或编委还是习惯于以文章中标注的作者信息为准，所以这一步如果没有标为必填，可以不填。少数编辑部会把这些信息用起来，比如在投稿作者填写好这些信息后，系统会向所有作者发信询问是否为这篇文章的Co-author（这一招可防止一些学生作者未经导师同意，私自挂名投稿^_^）。
“Submit Abstract” 及“Enter keywords”，注意这两项是非常重要的信息，作者们可能会觉得正文中这两项信息都有，这里可以随便填写一下。事实上，这两项内容会被投稿系统调用出来放在发至审稿人的邀请信中，审稿人看了这些信息后，判断要不要审稿，或者推荐其它审稿人。我们在处理稿件时，经常碰到有作者在“Submit Abstract”中拷一串Latex源字符，或是很多乱码的符号，最终影响的还是稿件的处理。
另外还有一个值得注意的是，很多作者认为在这里已经输入了作者信息及摘要关键词，会特地在上传正文时故意把这些信息去掉，这也是非常不可取的，事实上这些输入信息是给投稿系统用来当变量调用的，编辑需要的信息还是在正文中，一旦发现文章不完整，还是会打回来让作者补充。
“Select Classification” 注意，这里指的文章的Classification，而不是注册时的个人Classification，有些编辑据此分配编委，或是用以选择审稿人。所以建议作者们在投稿时务必选择到树状图的最后一层，有利于稿件被更精准地处理。
“Enter comments” ,“Request editor”及“additional information” “Suggest reviewers”。这几项内容视编辑部对系统的配置，有些会不出现。”Enter Comments” 这一项，很多作者不明白是用来做什么的，事实上很多编辑部不大会用到这个信息，所以在系统未设定成必填时，可以不写，如果一定要写，可以参考一下投稿须知，但最好不要和后面提到的”cover letter”内容重复。”Request Editor”中， 系统会把具体处理稿件的编委清单列在这里，作者可以选择某一个编委，也可以选择“No request”，很多作者会偷懒，选择了一个”no request”或是类似的选项。事实上根据网投系统稿件逐级分配的原理，作者不选择具体编委的话，会让稿件在被处理时多经过一道流程，也就是稿件先被分配到主编手里判断方向，最终还要分配到某个具体编委手里。大家可以想想，主编常常是学术大牛做兼职，一篇稿件从编辑部到他手里直到他具体处理分配给编委，中间可能的耽搁时间。作者查到稿件状态with editor”持续很长，原因是时间都耗在稿件的逐级分配上。还有一个可能出现的”suggest reviewers”，指让作者自己推荐几个审自己文章的可能审稿人，虽然一般编委们都不大会用，但能推荐就推荐着吧，最好准一点，编委们找不到审稿人也是件痛苦且常见的事，很多时候会把这些推荐的审稿人当成救命稻草。
“Attach files” 这是最后一个步骤，这里不是把正文上传完就了事，一般让作者上传的文档还会有Cover Letter，Figure, Table, Response to review(针对修改稿)，supplemental material等（各个系统中叫法会有些不同）。正文肯定是必须的，有些编辑部喜欢把Cover letter也设成必须。Figure及table是系统怕正文文件太大，允许作者把正文中的图片表格拿出来，单独一个一个上传，但如果文件不大，则无需特地拆开上传，事实上，笔者还建议尽量保持正文完整性（因为这只是一个方便作者的功能，对编辑来说处理时反而麻烦）。
这里有一点非常值得注意，即上述各文档在列表中的顺序，一般是Cover letter最先，接着正文，再是Figures and Tables, 最后是supplemental material，如果是修改稿，把Response to review放在正文之前，以便于审稿人复审时能先看到这个文件。笔者在处理稿件时，时常会碰到上传文件列表乱糟糟的情况，只能打回让作者们调整了。
上传完各文档，不代表投稿完成，最后的三个动作是，生成pdf，检查pdf及确认投稿。一般投稿到这个步骤，很多作者已经非常不耐烦了，前面填写的东西太多，可能想着赶紧结束投稿。但这里的确有一个至关重要的步骤：检查系统为您生成的pdf文档，因为审稿人在审稿时，手里所持有的唯一文件，就是系统为您生成的这个pdf，所以检查时得仔细再仔细！首先，如果前面上传文件时，顺序不对，这里马上就能检查出来，另外，作者上传的文档中有些特殊字符，在转成pdf时可能会乱码，表格图片之类的，转成pdf时会有显示上的变化，这些都需要作者确认并调整。EES及EM系统为了让大家检查这个pdf，在作者没有点”View/Check submission”之前，程序上设定作者无法点击“确认投稿”，而这又导致了很多作者投稿时卡在最后一步，怎么也投不上来，原因都在这里，即一定要“先检查，再确认”。
至此，投稿过程完成，笔者作为编辑（同时也一直是科研一线的作者噢^_^),也觉用网投系统投一篇稿件，略显繁琐，但同时却提高了编辑处理稿件的速度，另外一个好处是，作者可以随时通过系统了解稿件状态，关于各种稿件状态的分析，笔者在之前的一篇微文”在线投稿系统各种稿件状态大剖析—老鸟养成必读！“中已经仔细剖析过，大家有兴趣可以点进去看看。
注：本文转载于浙江大学英文版公众号。
