那么，我们应该如何做好这项说明工作呢？
原稿中必须附寄所有重印已出版资料，使用可辨认人员的照片或敏感的个人信息的证明，以及做出贡献的人员统一题名的材料。
在复信说明中，要将理论道德交待清楚，以人为对象的实验报告，应标明实验过程是否符合相关的道德标准。不得使用患者的姓名、缩写或医院的各种编号，尤其是任何图片材料中不得使用。实验报告，应说明是否遵守国家法令或遵循了公共机构国家委员会有关爱护和使用实验动物的指导。
如何对待被杂志拒绝的论文,常常是作者犯难的问题。这里必须分析被拒绝的理由。第一类拒绝是一种“完全的拒绝”，主编通常会表达个意见,对这类文章永远不愿再看到，再寄送这类文章是没有意义的。
有一类是文章包含某些有用的数据和信息,主编拒绝这类文章是由于数据或分析有严重缺陷。对这类文章作者不妨先放一放,等到找到更广泛的证据支持或有了更明晰的的结论, 再将经过修改的“新”文章寄给同一杂志。主编通常是会考虑重新受理这类文章的。
实际上，影响因子不同的学术刊物，接受论文的标准和要求差别很大。如果被拒绝的论文不是由于文稿中的错误,而是重要性或创新性不够,作者在仔细考虑了审稿人的意见,认真修改文稿后,是可以寄给影响因子较低的学术刊物的。值得注意的是,审稿人由于知识的限制和某种成见,甚至学术观点的不同,判断错误并建议退稿是会发生的。
1.投稿信的用语，可以比摘要或引言更文辞华丽、给人更深刻的印象,抓住编辑的注意力.
2.利用投稿信强调您文稿的亮点，并说明此文为什么会激发该期刊读者的兴趣。
3.切勿在投稿信中谈论有关您竞争对手的负面信息，或提到任何研究人员派系关系问题。应当专注于您文章的优势，以及其会吸引读者阅读的原因。
4.投稿信可能带来不同结果，可能是一开始就被退稿，也可能是稿件被发出进行同行评议。花些时间撰写投稿信，并在发出前让同事帮助校对检查。请记住，目标期刊名称和任何物种名称，应使用斜体字。
5.还应留意某些可能的错误，包括无关资料(比如引用某些您先前进行的与现在文稿不相关的研究)、干扰性细节(比如列出样本大小和 p 值)及信息重复等。
1、写投稿信时，编辑的名字职称要正确。网站上即使有编辑姓名，但可能过期且没有更新。因此，应该打电话确认编辑的姓名职称，然后在信中写出正确称呼。
2、投稿信一开始，应在页面顶端靠左或置中的位置，放上自己的姓名和联络方式。无论是否要附上住址，都要确定至少提供电子邮件信箱或电话号码，这样编辑才能联络您。
3、信件正文开头应写出最能代表投稿论文重点的陈述或问题。另外，应说明论文的独特性，点出论文能给研究领域带来什么影响。撰写这个部分时，可适时表达自己的热情及专业，但需维持两者的平衡。
4、接着在第二段描述论文的关键内容。如果是科学研究，可写出参与者人数、机构名称，还有很重要的就是，这项研究的发现对学术圈有何贡献。信件第二段须包含论文重要信息(标题也是在这个阶段提供)，但篇幅不宜过长。
5、然后，说明目标学术期刊的读者为什么会对这篇论文感兴趣。要让编辑知道，自己了解期刊的读者群和他们关注的事情。若做到这点，不仅可让编辑留下深刻印象，还可以证明自己的论文适合在这本期刊出版。您可以提到期刊主要读者群是谁，然后描述自己的研究发现将如何帮助他们增进教学质量。
6、充满自信地写出自己的证照、资格、经历。这些包括学历背景、教学经验，还有其他出版著作等。信息要明确，例如教学经验部分要写出课程名称、授课机构等。在出版著作方面，论文标题、期刊名称、出版日期等也都要清楚写出来。
7、请对论文的内容和价值展现热忱。另外，关于论文对期刊读者的影响力，也要表现自信，强调论文的效益和贡献。
8、投稿信结尾时，除了应表示愿意回答编辑的问题，也要记得感谢编辑的辛劳。
9、再次校对信件，确定没有拼字或文法错误。
